Khai báo hải quan là gì và gồm những bước nào?
Khai báo hải quan là gì và gồm những bước nào?
Trả lời nhanh: Khai báo hải quan là việc chủ hàng, hoặc đơn vị được ủy quyền, cung cấp thông tin lô hàng xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan để được xét và thông quan. Hiện nay việc này chủ yếu làm qua hệ thống điện tử, gồm bốn bước khái quát: chuẩn bị chứng từ, khai điện tử, phân luồng, hoàn thành nghĩa vụ và thông quan.
Tóm tắt nhanh
- 4 bước khái quát: chuẩn bị chứng từ, khai điện tử, phân luồng, hoàn thành nghĩa vụ và thông quan.
- Hồ sơ thường được phân thành luồng xanh, vàng hoặc đỏ.
- Kết quả thông quan phụ thuộc hồ sơ, mặt hàng và quyết định của cơ quan hải quan, không ai cam kết trước được.
- Quy định hải quan được cập nhật thường xuyên, cần đối chiếu văn bản hiện hành trước khi làm.
Xe kiểm tra container của cơ quan hải quan tại khu vực cảng (ảnh chụp ở New Zealand, minh họa cho hoạt động kiểm tra hàng). Ảnh: Ingolfson, phạm vi công cộng, Wikimedia Commons.
Ai thực hiện khai báo?
Chủ hàng có thể tự khai, hoặc ủy quyền cho đơn vị làm thủ tục hải quan thuê. Với người ít kinh nghiệm hoặc lô hàng phức tạp, nhờ đơn vị có chuyên môn thường giúp giảm sai sót. Dù ai trực tiếp khai, thông tin trên tờ khai vẫn phải trung thực và khớp với chứng từ. Xem thêm khai thuê hải quan là gì, khi nào nên thuê ngoài.
Bước 1. Chuẩn bị chứng từ
Thường gồm hợp đồng hoặc hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy tờ khác tùy mặt hàng (giấy phép, giấy chứng nhận, kết quả kiểm tra chuyên ngành). Rà lại để các chứng từ khớp nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng và trị giá.
| Chứng từ | Dùng để |
|---|---|
| Hợp đồng, hóa đơn thương mại | Xác định giá trị và điều kiện giao dịch |
| Phiếu đóng gói | Đối chiếu số kiện, trọng lượng, quy cách |
| Vận đơn | Xác nhận việc vận chuyển, thông tin người gửi và người nhận |
| Giấy phép, chứng nhận, kiểm tra chuyên ngành | Chỉ cần với mặt hàng có điều kiện |
Bước 2. Khai thông tin lên hệ thống điện tử
Người khai nhập thông tin hàng hóa, mã số hàng hóa, trị giá, xuất xứ theo chứng từ và truyền tờ khai điện tử. Hệ thống thông quan điện tử thường được nhắc tới ở Việt Nam là VNACCS. Mã số hàng hóa (mã HS) là dãy số phân loại hàng theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa, dùng để xác định tên gọi và nhóm thuế. Chọn sai mã HS là một trong những lỗi thường gặp nhất.
Bước 3. Hệ thống phân luồng
Sau khi tiếp nhận tờ khai, hồ sơ được xếp vào các luồng xử lý khác nhau:
| Luồng | Ý nghĩa khái quát |
|---|---|
| Xanh | Thông quan trên cơ sở thông tin khai, thường không phải xuất trình chứng từ hay kiểm tra thực tế |
| Vàng | Kiểm tra hồ sơ, có thể phải bổ sung hoặc giải trình chứng từ |
| Đỏ | Kiểm tra thực tế hàng hóa, ngoài việc kiểm tra hồ sơ |
Cơ quan hải quan quyết định luồng của từng tờ khai. Tên gọi và tiêu chí phân luồng có thể được điều chỉnh theo quy định, nên cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành.
Xe soi chiếu của cơ quan hải quan tại cửa khẩu (ảnh chụp ở Phần Lan, minh họa thiết bị kiểm tra hàng). Ảnh: Tuomas Vitikainen, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.
Bước 4. Hoàn thành nghĩa vụ và thông quan
Sau khi xử lý xong các yêu cầu và hoàn thành nghĩa vụ liên quan (như nộp thuế, lệ phí nếu có), lô hàng được thông quan để nhận hoặc xuất đi. Với hàng nhập khẩu, người nhận sau đó làm thủ tục lấy hàng tại cảng hoặc kho.
Cửa khẩu quốc tế Cầu Treo (Hà Tĩnh), nơi hàng hóa và phương tiện làm thủ tục qua biên giới. Ảnh: Phó Nháy, phạm vi công cộng, Wikimedia Commons.
Những sai sót thường gặp khi khai báo là gì?
- Thông tin giữa các chứng từ không khớp (tên, số lượng, trị giá).
- Chọn sai mã số hàng hóa.
- Thiếu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành với mặt hàng có điều kiện.
- Khai chậm, để hàng nằm lâu tại cảng và phát sinh phí lưu bãi.
Cách phòng tránh: rà lại chứng từ trước khi khai, đối chiếu mô tả hàng với mã HS và hỏi người có chuyên môn khi chưa chắc.
Cần kiểm tra gì trước khi khai?
- Hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn đã khớp tên và số liệu.
- Đã xác định mã số hàng hóa và mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không.
- Đã có giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết (nếu có).
- Đã xác định ai đứng khai và ai chịu trách nhiệm khi cần giải trình.
Khi nào nên nhờ đơn vị khai thuê?
- Doanh nghiệp chưa có người chuyên trách chứng từ.
- Mặt hàng có quy định phức tạp.
- Muốn một đầu mối lo cả vận chuyển và khai báo.
Tìm hiểu dịch vụ khai thuê hải quan của DGS Logistics.
Quy định khai báo hải quan có thay đổi không?
Quy định về thủ tục hải quan, kể cả cách phân luồng và điều kiện của đơn vị làm thủ tục hải quan, được cập nhật theo từng thời kỳ. Bài viết chỉ nêu các bước khái quát để tham khảo, không thay thế tư vấn của chuyên viên hải quan. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành trên cổng thông tin của cơ quan hải quan trước khi thực hiện.
Thuật ngữ nhanh
- Tờ khai hải quan: văn bản (điện tử) khai thông tin lô hàng gửi cơ quan hải quan.
- Mã HS: mã số phân loại hàng hóa.
- Phân luồng: việc hệ thống hoặc cơ quan hải quan xếp tờ khai vào luồng xanh, vàng, đỏ.
- Thông quan: việc cơ quan hải quan cho phép hàng hóa được xuất, nhập hoặc đưa ra khỏi khu vực kiểm soát.
Câu hỏi thường gặp
Khai báo hải quan là gì? Là việc cung cấp thông tin lô hàng xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan để được xét và thông quan, hiện chủ yếu qua hệ thống điện tử.
Khai báo hải quan gồm mấy bước? Khái quát gồm bốn bước: chuẩn bị chứng từ, khai thông tin điện tử, hệ thống phân luồng, hoàn thành nghĩa vụ và thông quan. Thủ tục cụ thể phụ thuộc mặt hàng và quy định hiện hành.
Luồng xanh, vàng, đỏ khác nhau thế nào? Khái quát: luồng xanh là thông quan theo thông tin khai, luồng vàng là kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ là kiểm tra thực tế hàng hóa. Cơ quan hải quan quyết định luồng của từng tờ khai.
Mã HS là gì và vì sao quan trọng? Là mã số phân loại hàng hóa, quyết định tên gọi hàng và nhóm thuế áp dụng. Chọn sai mã HS có thể dẫn đến phải điều chỉnh tờ khai hoặc bị xử lý theo quy định.
Khai báo hải quan có mất phí không? Có thể phát sinh các khoản phí và thuế theo quy định, cùng phí dịch vụ nếu thuê đơn vị khai thuê. Bài này không nêu mức phí.
Khai báo xong có chắc được thông quan không? Không thể cam kết trước. Kết quả phụ thuộc hồ sơ, mặt hàng và quyết định của cơ quan hải quan.
Quy định hải quan có thay đổi không? Có. Luôn kiểm tra văn bản và hướng dẫn hiện hành trước khi thực hiện.
Đọc tiếp
Liên hệ DGS Logistics
Cần tư vấn cho lô hàng cụ thể, vui lòng liên hệ DGS Logistics: (028) 629 020 08, email info@dgs.com.vn. Nội dung mang tính tham khảo chung, không phải báo giá hay cam kết thời gian.
TIN LIÊN QUAN
